De nombreuses tâches dans l'entreprise se font en équipe.
Cependant "Equipe" n'est pas un rôle.
Alors lorsque vous voulez montrer qu'une tâche est faite en collaboration, vous pourriez être tenté de mettre plusieurs R et plusieurs C sur la même ligne.
Or, on ne peut pas mettre plus de un R par ligne, et en plus le C peut masquer certaines distorsions de responsabilité.
Par exemple, dans la tâche "approuver le rapport final" qui est une tâche qu'on peut trouver dans le processus de déviation ou dans le processus de validation par exemple.
La tendance naturelle du rédacteur de matrice RACI serait de mettre un R et des C.
Mais où mettre le R ?
Sur l'approbateur business ou sur l'approbateur qualité ?
Les deux approuvent et on ne peut pas mettre 2 R par ligne.
Pour éviter les faux C et les responsabilités pas claires voici 3 astuces pour bien utiliser les C dans vos RACI.
Gagnez du temps en lisant notre sommaire :
- Astuce numéro 1 : Utilisez les "C" pour montrer un apport ponctuel d'expertise dans la matrice RACI.
- Astuce numéro 2 : Couper les tâches en deux pour faire apparaître les "R" cachés dans les matrices RACI
- Astuce numéro 3 : utiliser la colonne commentaire de la matrice RACI pour expliciter la contribution du "C".
- Le mot de la fin.
Astuce numéro 1 : Utilisez les "C" pour montrer un apport ponctuel d'expertise dans la matrice RACI.
Quand j'ai un rôle qui est C sur la moitié des tâches, il faudra m'expliquer quelle est vraiment la nature de l'expertise.
Je n’y crois pas une seule seconde.
En revanche, si vous avez un R qui doit faire une tâche (par exemple rédiger un rapport) alors un rôle C peut intervenir pour conseiller sur la structure du rapport (ou bien pour amener un avis sur le fond technique du rapport).
Tout dépend de son rôle.
Je peux même avoir 2 rôles qui sont C.
Un pour conseiller sur la structure, l'autre sur le fond.
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Astuce numéro 2 : Couper les tâches en deux pour faire apparaître les "R" cachés dans les matrices RACI
Reprenons l'exemple de la tâche "approuver le rapport".
Je vous disais tout à l'heure que j'avais deux approbateurs :
- l'approbateur business,
- l'approbateur qualité.
Le mieux serait de faire deux lignes dans le RACI.
- Une pour "Approuver la cohérence et la véracité technique du rapport" (c’est le business manager qui est R).
- une autre pour "Approuver la conformité réglementaire du rapport" (et c'est le responsable qualité qui est R).
J’entends déjà les mauvaises langues fainéantes dire : « Oui, mais ça rajoute des lignes ».
Oui, en effet.
Mais ce n’est pas grave parce que ça permet de clarifier significativement qui fait quoi et qui s'engage sur quoi.
Si vous faites un RACI, c'est pour avoir des responsabilités claires, sinon ne faites rien.
Astuce numéro 3 : utiliser la colonne commentaire de la matrice RACI pour expliciter la contribution du "C".
C'est un très bon filtre !
Dans la colonne commentaire, si vous n'êtes pas capable d'écrire en 10 mots la nature de l'expertise du C c'est que vous êtes certainement en présence d'un R déguisé, voire d'un A.
Ainsi, efforcez vous de clarifier tout cela.
Le mot de la fin.
Vérifiez avec vos équipes en charge de la documentation et de la formation que lorsque vous avez des C dans les RACI il s’agit bien d’une expertise justifiée et pas des R ou des A cachés.
Si vous avez des R ou des A cachés alors modifiez votre table.
Sur notre site web, vous pouvez accéder gratuitement à une partie de notre formation à la simplification Doc&training.
Rendez-vous là-bas.
À bientôt !