"Je veux être au courant de tout ce qui se passe… 

Voilà, c'est clair ?"

Quoi de pire qu'avoir toujours son chef  sur le dos qui veut toujours être au courant de vos moindres faits et gestes, 

et qui fait écrire n'importe quoi dans les procédures ?

À quoi servent les I dans les matrices RACI ? 

Est-ce que c'est vraiment pour illustrer des lignes de reporting hiérarchique ? 

Si vous utilisez déjà les tables RACI dans vos procédures, vous êtes certainement, comme moi, tombé sur une colonne qui ne contient que des I, pour "informé".

Ça m'est arrivé dernièrement, en étudiant une procédure d'audit.

Le comité qualité était placé en rôle.

Dans la colonne, il n'y avait que des I.

En gros, "big brother is watching you".

Pour commencer, un comité en rôle,  vous oubliez.

Jetez un œil à cet article sur le fait de virer vos comités de vos tables RACI, et vous comprendrez :3 bonnes raisons pour lesquelles vous devez virer les comités de vos RACI.

Mais surtout, que signifie vraiment cette colonne où il n'y a que des I ?

C'est représentatif d'un reporting, d'une ligne hiérarchique ou que sais-je.

Ainsi, il faudrait alors mettre dans toutes les procédures toutes les lignes de reporting vers tous les comités en tout genre ?

Franchement, on n'est pas sorti de l'auberge.

Posons-nous alors la question du bon usage du I dans les matrices RACI, et voyons ça en 3 points.

1. On informe pour donner un "go" dans les matrices RACI.

Le I dans le RACI doit être vu comme un bâton de relais en athlétisme entre les coureurs, et pas comme les jumelles de l'entraîneur.

Le I pour “informé” sert à dire à un autre rôle du RACI :  "j'ai fini ma tâche, tu peux débuter la tienne”.

Concrètement, pour un bon usage dans le RACI, sur une tâche, mettez un I en face du rôle qui devra exécuter une tâche plus tard, mais qui a besoin que la tâche précédente soit terminée.

Par exemple, dans le cas de la procédure d'audit, le responsable des plannings des audits doit créer le planning des audits.

Plusieurs rôles doivent valider le planning des audits, avec le responsable qualité qui sera R de la tâche.

Et l'auditeur devra alors être "I", informé, que le planning est validé, parce qu'il peut alors démarrer la préparation du premier audit qui vient sur le planning.

On va donc lui coller un I dans la tâche "valider le planning".

Le I matérialise bien une transmission d'informations, un "GO" pour la tâche suivante.

2. Lutter contre le syndrome « Big Brother ».

Comme l'exemple que j'ai vécu, vous allez avoir la pression de la part de ceux qui ne connaissent rien à la rédaction de procédures pour mettre des rôles avec une colonne presque remplie de I.

C'est NON, NON, et NON !

Les personnes qui vous poussent à ça souffrent du syndrome du contrôle permanent.

Expliquez-leur gentiment qu'une procédure soutenant un processus n'est pas un schéma de reporting.

D'ailleurs, je vous ferai un jour probablement un article sur la représentation des cascades de reporting dans une organisation.

Imaginez un peu…

Vous mettez des I partout pour un rôle souffrant de problèmes existentiels.

Dans le processus, à un moment donné, vous oubliez d'informer ce Big Brother.

Que faites-vous ?

Vous ouvrez une déviation qualité ?

Non ! 

Alors les I doivent matérialiser seulement les transferts d'informations nécessaires pour les gens en aval.

3. Profitez des I dans les RACI pour faire le ménage dans vos notifications électroniques.

Si le I sert à donner un GO, alors vous avez une opportunité incroyable lorsque vous faites un RACI, de l'utiliser pour recaler tout votre système de notifications automatiques faites par vos systèmes informatiques.

Mettez les notifications auto seulement pour les I que vous mettez dans le RACI.

Vos équipes recevront moins d'e-mails auto et ceux qu'ils recevront seront plus pertinents pour eux.

4. Le mot de la fin.

Vérifiez avec vos équipes qui sont en charge de la documentation et de la formation que vous avez enlevé tous les Big Brother dans vos procédures (et partagez avec eux cet article).

Ce faisant, profitez-en pour faire le ménage dans les notifications.

Sur notre site web, vous pouvez accéder gratuitement à une partie de notre formation à la simplification Doc&training.

Alors rendez-vous de l'autre côté !

À bientôt