C'est la pire des maladies au travail.

Vous la connaissez ?

La réunionite aiguë.

Vous savez, des gens se réunissent pendant des plombes pour avoir l'illusion d'être au courant des principales décisions à prendre.

Au final, rien ne se décide. Ou alors en contradiction avec les comités de couloir.

Pas facile de mettre ça dans les RACI des procédures, n'est-ce pas? 

Vous savez, dans ma vie de consultant, j'ai souvent participé à ces comités de pilotage, ces steering committees (oui, en anglais, ça fait plus chic…), des management committees, des leadership team meetings…

Bref, des lieux où on est censé décider des choses importantes.

Ce que j'ai souvent constaté, c'est que ces comités ne sont en fait que des bureaux d'enregistrement, une sorte de greffe qui ne fait qu'acter des décisions déjà prises dans les couloirs par ceux qui ont réellement le pouvoir.

Alors bien sûr, ça fait partie du jeu politique de l'entreprise et je n'ai rien contre ça.

D'ailleurs heureusement que cela existe parce que c'est une manière de faire avancer les projets.

En revanche, le problème survient lorsqu'il faut faire apparaître les comités décisionnels dans les RACI, les tables de responsabilités, dans les procédures.

J'ai récemment corrigé une procédure chez un client qui concernait la gestion des audits internes.

L'un des rôles du RACI était "Quality Council"(Conseil Qualité). C'est une sorte de conseil des sages qualiticiens censé prendre des décisions sur tout évènement qualité qui peuvent impacter la qualité du produit, la sécurité du patient ou le respect des réglementations.

Et là, j'ai posé la question de "qui" est "Quality Council". 

Est-ce qu'on peut lui serrer la main quand tout va bien, 

ou lui couper la tête si un truc a vraiment capoté ?

Et bien, blanc total.

Le rédacteur de la procédure ne savait pas dire qui était "Quality Council".

En résumé, nous avons un rôle dans le RACI qui a des responsabilités ou une accountability, mais qui est impalpable. Il n'existe pas.

Un comité n'est pas un rôle, mais une tâche.

En théorie, un comité sert à entériner des décisions préparées à l'avance ou bien débattues en profondeur sur le moment.

Donc un comité est avant tout une action d'acter une décision.

Dans vos RACI, au lieu de mettre un comité en rôle, vous mettez une tâche "Décider de...".

Dans cette tâche, commencez par identifier en C (comme "consulté"), tous les participants au comité.

En I (pour "informé"), identifiez les personnes qui ont besoin de connaître la décision prise pour pouvoir exécuter les tâches qui suivront et qui ne seraient pas présentes dans le comité.

Au moins, vous identifiez les étapes formelles de décision dans vos procédures, et c'est déjà un premier pas de clarification des responsabilités.

Donner le pouvoir pour virer les comités du RACI.

Le problème majeur du comité, c'est la non-décision, avec la recherche interminable du consensus improbable.

On tourne en rond, on ne décide rien, on perd du temps et les équipes qui attendent les décisions s'impatientent.

Bref, ça rame…

Pour éviter de ramer trop longtemps, sur la tâche de décision, mettez un des rôles participants comme "R" (responsable).

Je sais que c'est dur parce que ce faisant vous dîtes clairement à la personne R de la tâche de décision et à tous les autres C, qu'il y a un patron à bord et que c'est lui ou elle qui décide à la fin.

Vous donnez officiellement un pouvoir, au grand jour et vous clarifiez une responsabilité importante.

Désigner un gardien du temple.

Un comité doit prendre des décisions, c'est son rôle !

Si le comité dysfonctionne ou s'il est bypassé par des discussions de couloirs, alors il perd son impact et ne sert à rien.

Un comité doit être protégé et quelqu'un doit avoir la responsabilité que ce comité tourne et délivre ses décisions à temps.

Il faut un gardien du temple.

Pour cela, mettez en Accoutable le chairman du comité. 

Par ailleurs, il peut être le "R" du comité aussi, mais pas toujours.

Un comité peut avoir plusieurs types de décisions à prendre avec des “R” différents selon la nature de la décision et le “A” sera le chairman pour tous les types de décisions.

De cette manière, si le comité dysfonctionne ou prend les mauvaises décisions de manière répétée, certes les "R" vont sauter comme des bouchons de champagne, mais le “A” se fera couper la tête aussi.

Encore une fois,c'est une logique de clarification des responsabilités.

Le mot de la fin.

Vous êtes libre de partager ce contenu avec vos équipes qui sont en charge de la documentation et de la formation.

Faites-leur vérifier les RACI et aidez-les à déterminer qui est A pour chaque comité et qui est R dans chaque type de décision. 

Soyez conscient que ce faisant, vous allez faire le ménage dans les responsabilités pour le bien de votre entreprise.

Vous pouvez également accéder gratuitement à une partie de notre formation sur la simplification documentaire et l’amélioration du training dans votre entreprise.

Rendez-vous de l'autre côté.

À bientôt !