Souvent nos clients se posent des questions sur quelle GED choisir… Par quoi remplacer leur GED vieillissante qu’ils ont achetée il y a maintenant 10 ou 15 ans et qui est complètement dépassée… Dans quoi va t’on gérer les procédures qualité ?

Je suis toujours surpris de l’approche « same-as » : « j’ai une GED qui a vieilli, j’aimerai la remplacer par une qui a les mêmes fonctionnalités, mais plus récente ».

Rares sont les clients prêts à remettre en cause leur pratique à l’occasion de ce changement.

Pourtant, le monde évolue, la gestion de contenus et la vidéo s’imposent. Que faire ? A-t’on encore besoin d’une GED ?

Alors, si vous êtes en réflexion sur ce sujet, cette vidéo est pour vous !

La fin du document « procédure » ?

Je suis convaincu d’une chose : la procédure texte va disparaître. Youtube est le deuxième moteur de recherche au monde, et premier outil de formation pour les jeunes (ils passent 20 minutes par jour dessus).

Aussi, le temps que chacun d’entre nous peut passer à s’informer ou se former se réduit d’année en année. Avec l’avènement du Lean Management, des processus semi-automatisés, et des smartphones, on passe notre temps dans l’opérationnel.

Et on n’a plus le temps, ou le luxe (?), de décortiquer une procédure texte écrite par un autre.

Demain, vous passerez au manuel qualité vidéo. D’ailleurs, je vous recommande à ce sujet mon article « manuel qualité vidéo : mythe inaccessible ou réalité inéluctable », sur mon blog personnel www.toutes-les-videos-business.com.

Alors quel impact sur la GED ? Le « D » peut déjà sauter. On ne va plus parler de « documents », mais de « contenus multimédia ».

Le deuxième sujet concerne la notion d’éléments de contenus réutilisables. 80% de l’information acheminée à un poste de travail ne sert à rien pour la personne tenant le poste. Car les procédures sont faites pour s’adresser à plusieurs personnes à la fois. Et donc chaque personne n’est intéressée que pour quelques lignes dans la procédure.

Avec un gestionnaire de contenu, comme Quark, un document est vu comme un assemblage de briques unitaires de contenu. Avec un peu d’intelligence artificielle et de sémantique, il est facile de rassembler les blocs de contenus pertinents pour chaque poste de travail, et seulement ceux-là !

Chaque personne à son poste de travail n’a alors que les informations pertinentes pour elles.

Vers un couple CMS-LMS ?

Le défaut des CMs (content management systems) comme Quark, est qu’ils ne peuvent pas vraiment organiser les contenus dans des parcours de prise de connaissance, dans un ordre donné.

Cette fonctionnalité majeure est plutôt l’apanage des LMS, learning management systems.

Mais le défaut majeur deS LMS, est qu’ils ne permettent pas de gérer des cycle de vie des contenus (avec relecture, commentaires, approbation…).

Pourtant, l’idéal serait d’avoir pour chaque poste de travail toute l’information nécessaire, et strictement celle-ci, tout en ayant une information approuvée et contrôlée, et mise dans un ordre favorisant la compréhension et l’apprentissage du poste.

A ce jour, je ne connais pas de CMS ni de LMS remplissant l’ensemble de cette fonction. Ça viendra, probablement rapidement, et saupoudré d’intelligence artificielle.

Alors avant de changer votre GED, pensez plutôt votre système qualité du futur !