Un logiciel à déployer sur plusieurs pays, une méthode à mettre en place dans plusieurs départements ?

Les déploiements de grande envergure sont des challenges très importants pour l’entreprise.

Pourtant souvent, ces déploiements continuent de se faire avec les mêmes méthodes et outils que dans les années 90 : formations power point, et approche « Train the trainer ».

Lorsque des e-learnings sont utilisés, ils sont peu dynamiques, coûtent chers, et traitent plutôt de généralités. De plus en plus, des efforts sont faits pour gamifier les e-learnings. Toutefois, ils restent cantonnés à des passages de concepts. Les savoir-faire techniques comme l’utilisation concrète de la méthode ou du logiciel restent l’apanage de l’approche « train the trainer ».

Le micro-learning, et la vidéo viennent redistribuer complètement les cartes.

Alors si vous avez un logiciel ou une méthode à déployer largement en multi-site, cette vidéo est pour vous !

L’enjeu : engager les collaborateurs dans le projet ou sur la méthode

La mobilisation des collaborateurs passe par 3 points clés.

Faire en sorte que les collaborateurs comprennent la méthode ou le logiciel

Au-delà de la simple communication, les collaborateurs ont besoin d’être formés à la méthode et au logiciel.

Souvent, j’ai vu des installations de logiciels où l’on formait les gens à ouvrir et fermes des menus et des fonctionnalités, mais on ne leur expliquait pas le business process qui est sous-tendu par le logiciel.

Ainsi, les collaborateurs comprennent le comment agir, mais assez peu le pourquoi.

Alors, pour renforcer cette compréhension, un micro-learning est tout indiqué. Et sa structure peut se définir de la manière suivante :

• Le pourquoi associé au logiciel ou à la méthode : une vidéo qui sera probablement la même pour tous les collaborateurs
• Un pourquoi et quoi pour chaque grand module du logiciel ou chaque grande partie de la méthode : en fonction des cas de figure, ce sera une vidéo par profil de collaborateur, ou bien la même pour tous, ou bien une par domaine du logiciel ou de la méthode.
• Des vidéos de comment, très ciblés : par sous-fonctionnalité du logiciel, ou par outil ou étape détaillée de la méthode, et surtout par profil de collaborateur.

Faire en sorte que les collaborateurs appliquent la méthode ou utilisent le logiciel

En général, les collaborateurs sont de bonne volonté. S’ils appliquent peu ou mal la méthode, ou s’ils utilisent mal le logiciel, c’est principalement parce que des grains de sable bloquent la machine.

Pour enlever tous ces grains de sable, commencez d’abord par les identifier.

Pour cela, pratiquez une analyse d’impact des changements partout au le changement va se faire. Cette analyse d’impact traite
par exemple des rubriques  suivantes :

• Processus
• Procédures et documents
• Flux d’information
• Indicateurs de pilotage
• Outils informatiques
• Organisation
• Postes de travail (contenu et quantité)
• Relation de pouvoir
• Culture.

En analysant finement ces impacts, vous pouvez mettre en place un plan d’action local visant à enlever tous les grains de sable.

Tous les problèmes résolus peuvent être mis dans une base de données de FAQ, avec utilisation de la vidéo lorsque c’est possible et pertinent.

En parallèle, développez l’aide dynamique en ligne sur les écrans du logiciel ou sur les outils à utiliser dans la méthode. Ces assistances peuvent être vidéos ou sonores.

Faire en sorte que les collaborateurs adhèrent au logiciel ou à la méthode

Les collaborateurs adhéreront si, au-delà d’être formés et aidés, ils voient les résultats de l’usage du logiciel, ou de l’application de la méthode.

Faites du social selling interne sur le projet, avec l’aide d’un community manager :

• Créez des groupes de discussion sur les best practices
• Créez des challenges hebdomadaires, ou mensuels
• Partagez des succès quotidiens, hebdomadaires, mensuels
• …

Animez votre projet en utilisant les mêmes méthodes que celles employées par les infopreneurs et les youtubeurs dans le monde B2C.