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Réduisez le coût de votre système documentaire !

SOMMAIRE
Le coût du système qualité.
Les éléments qui composent le coût.
Le coût de la consultation.
Comment réduire le coût du système documentaire.
Le mot de la fin.
Réduisez drastiquement le coût de votre système documentaire

Que pourrait-on faire avec 3500€ ?

Partir en voyage ? Acheter une voiture pour notre fille qui vient d'obtenir son permis ? Refaire la salle de bains ?

3500€... On dit qu'on est riche quand on gagne plus de 3500€ par mois...

Et pourtant, vous dépensez 3500€ par an et par document dans votre monstre de système qualité.


Le coût du système qualité.

Le problème avec le système qualité, et son lot de procédures, c’est que les comptables, les financiers, les gestionnaires au sens large ne le voient pas.

Il n’y a aucun indicateur dans l’entreprise qui indique combien de ressources ont été consommées pour nourrir ce monstre.

Souvent, le Directeur qualité se plaint du manque de ressources et demande un ou deux consultants, CDD ou stagiaires au Directeur Général. Ce dernier accepte souvent ces demandes, mais elles se répètent régulièrement.

Finalement, le DG se plaint à son tour, estimant que l'AQ n'a jamais suffisamment de ressources malgré le fait qu’on lui en donne tout le temps.

Derrière ce besoin récurrent en ressources se cache une réalité : le système documentaire coûte très cher.

En effet, chaque document peut coûter jusqu'à 3500€ par an, pour un impact limité à une poignée de personnes, ou même plus dans certains cas.

Une procédure corporate, telle que la procédure de contrôle des changements, qui affecte un groupe de 20 000 personnes, coûte un million d'euros par an !

Vous vous demandez alors : Mais qu'est-ce qui compose ce coût ?


Les éléments qui composent le coût.

Examinons les éléments suivants :

Il faut également tenir compte des coûts de consultation des documents, en particulier le temps passé à chercher des informations dans des documents introuvables.

Et on y inclut aussi le coût du training qu'il soit en simple prise de connaissance, ou en formation en salle.

Le coût de la modification des documents est directement lié à la durée de vie des documents.

Lorsque l'on interroge les clients sur cette dernière, ils répondent souvent "trois ans" !

Mais attention, cela peut être trompeur… La durée de vie maximale d'un document est de trois ans avant qu'il ne doive obligatoirement passer dans le cycle de révision.

Bien sûr, il est possible que le document soit validé sans modification.

Cependant, la réalité est souvent différente.

Si vous avez 1000 documents et que vous effectuez 1000 modifications par an, cela signifie que la durée de vie moyenne des documents est de 1 an. Si vous avez 2000 modifications pour 1000 documents, alors cela réduit la durée de vie moyenne des documents à 6 mois.

Retenez ce concept de durée de vie car nous en reparlerons plus tard.

Notez que la maintenance documentaire représente 40% du coût total du système.

Passons maintenant au coût de la consultation.


Le coût de la consultation.

Une étude à laquelle j'avais accès dans un environnement R&D a montré que les personnes passaient en moyenne 19 minutes par jour à chercher de l'information dans les procédures qu'ils ne parvenaient pas à retrouver.

Une autre manière de quantifier cela est de demander aux gens combien de temps ils passent chaque semaine à rechercher de l'information dans les procédures. Souvent, ils répondent qu'ils y passent entre une et deux heures.

Le coût de consultation de la documentation représente 40 à 50% du coût du système documentaire.

Comme vous pouvez le constater, la maintenance et la consultation sont les deux principaux gisements de coûts de votre système.

Lorsque les vendeurs de logiciels vous disent que leur système de gestion de procédures améliorera tout et coûtera moins cher, remettez fortement en question cet argument, car la technologie ne représente qu'à peine 10 % du coût total de votre système.

Maintenant que les bases sont posées, nous pouvons poursuivre.

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Comment réduire le coût du système documentaire.

Comment réduire le coût du système documentaire

Voici 3 astuces pour diminuer drastiquement le coût de votre système de procédures.


Astuce n° 1 : Adopter une démarche par les processus.

Le problème fondamental du système documentaire est son côté pyramidal désorganisé. N'importe qui peut créer une procédure ou une instruction sur n'importe quoi, à condition que le bon modèle soit utilisé. Cela conduit à la présence de 4 procédures différentes traitant de la même chose, voire se contredisant.

Si vous adoptez une démarche processus et que vous décidez de faire une ou deux procédures par processus, la réduction du nombre de documents sera colossale.

Combinée à des instructions de travail en vidéo, fusionnant les contenus techniques, qualité, EHS et performance, cette approche peut réduire le nombre de documents de plus de 80%.

C'est une sacrée cure d'amaigrissement pour notre système documentaire !


Astuce n° 2 : Augmenter la quantité d'information décrite.

Oui, je sais, c'est complètement contre-intuitif. Je vous parle à la fois de réduire le coût du système, mais aussi d'en augmenter le contenu. Il y a de quoi devenir fou !

En fait, c'est simple. Le problème que vous avez, c'est que vos documents actuels, vus sous l'angle de Michel l'opérateur, ne décrivent que 50% de ce qu'il doit savoir ou faire (voir également : 6 choses que vous devez absolument savoir sur Michel(e) pour être efficace).

Donc, voici ce qui se passe : lorsqu'il travaille, Michel effectue 50% des gestes qui ne sont décrits nulle part.

Parfois, il commet des erreurs.

Dans ce cas, une déviation est ouverte, une investigation est menée, et une CAPA est définie. Cependant, la CAPA consiste simplement à ajouter quelque chose au document.

On met un pansement sur une jambe de bois.

On passe de 50% de choses non décrites à 49,5%.

Mais on ne change pas le problème de fond.

Cette boucle de documentation mal structurée amène une instabilité documentaire, et certaines instructions de travail sont modifiées 4 fois par an.

Durée de vie : 3 mois.

Si l'on aborde le problème correctement, c'est-à-dire en décrivant les activités de Michel, il est possible d'atteindre un taux de description de plus de 90/95%, ce qui rend les documents très stables.

Les seules raisons de les modifier sont des changements de procédés ou d'équipements.

Par conséquent, il y a beaucoup moins de maintenance à effectuer.


Astuce n° 3 : améliorer l'accessibilité à l'information.

Comme nous l'avons vu précédemment, la consultation infructueuse de documents coûte très cher.

Il est donc nécessaire d'avoir une architecture documentaire qui facilite l'accès à l'information.

Pour cela, il faut trois choses :

  1. Une architecture basée sur les processus, comme cela a déjà été mentionné.

  2. Des documents simplifiés : des SOP indiquant qui fait quoi, ainsi que des tutoriels majoritairement vidéo.

  3. Un accès facile au poste de travail, via un ordinateur, une tablette ou autre, afin de ne pas perdre de temps à chercher des informations qui, dans la moitié des cas, n'existent pas.

Le mot de la fin.

Partagez cet article avec les membres de votre équipe en charge de la documentation et de la formation.

Voici le lien d'une vidéo qui explique en détail comment utiliser notre template de calcul des coûts pour votre système documentaire. Ce template représente à lui seul entre 10 et 15% de la masse salariale de votre entreprise.

Vous pouvez également accéder gratuitement à une partie de notre formation à la simplification Doc&Training sur notre site web.

Rendez-vous de l'autre côté !

À bientôt !

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