Je suis sûr que vous vous êtes déjà posé la question :
Peut-on ou pas avoir des instructions vidéo dans l’industrie pharmaceutique ?
Que va dire l’inspecteur ?
Voici un échantillon de ce qu’on trouve dans les BPF :
Les instructions ne doivent pas comporter d’erreur et doivent être disponibles par écrit.
Le terme « écrit » signifie que ces documents doivent être enregistrés ou présentés sur un support à partir duquel les données peuvent être restituées sous une forme directement lisible.
Alors que fait-on ?
Avec deux laboratoires, nous sommes en train de préparer une inspection FDA qui va arriver.
Certaines personnes conservatrices sont en état de stress parce que nous remplaçons les procédures de 50 pages que personne ne lit par une utilisation massive de vidéos.
Elles ont peur que les inspecteurs leur reprochent d’utiliser les vidéos.
Et à chaque fois qu’on discute avec un prospect, on a toujours cette peur qui remonte.
J’ai une bonne nouvelle pour vous.
Nous allons faire exploser cette croyance limitante qui vous fait conserver vos procédures textes, dont l’origine vient du mot « ÉCRIT », et du mot « LISIBLE » dans les BPF.
Considérons l’ISO 9000-2000 version 2015 qui est un document dont la pharma pourrait s’inspirer.
La norme ISO ne parle plus de procédure, mais d’information documentée.
Le chapitre 3.8.6, à sa note 1, nous dit que :
« Les informations documentées peuvent se présenter sous n’importe quel format et sur tous supports et peuvent provenir de toute source. »
Là, c’est clair, on peut utiliser des vidéos et même plus.
En théorie, je pourrai même référencer des vidéos d’organismes officiels placées sur YouTube, si j’ai l’assurance qu’elles ne disparaissent pas.
En pharma, c’est plus ambigu.
On pourrait toujours essayer de jouer sur les termes en disant qu’une vidéo, c’est avant tout une suite de 1 et de 0, donc c’est écrit.
Mais bon…
C’est un peu tiré par les cheveux.
En pharma, la question est donc de savoir comment faire des tutoriels vidéo qui sont écrits.
Je vous montre tout de suite 3 astuces pour faire des tutoriels vidéo que l’inspecteur va A-DO-RER.
Gagnez du temps en lisant notre sommaire :
Astuce n°1 : Faites des tutos vidéo avec un sommaire texte.
Pour les plus vieux d’entre vous, il y avait un temps où vous aviez des DVD.
Et sur la pochette du DVD, il y avait le chapitrage.
Pour les plus jeunes qui regardent YouTube ou Netflix, vous avez dans la description ou la barre de navigation la liste des repères de temps associés à chaque séquence.
Pour vos tutos, reprenez cette idée.
Associez la liste des chapitres à vos tutoriels vidéo.
Ensuite, associez à chaque chapitre le time code, le repère de temps.
Ici, l’intérêt est double.
Vous avez une instruction écrite et l’inspecteur ne pourra jamais vous le reprocher.
De plus, une fois que votre opérateur est formé, il sera capable de retrouver une séquence particulière sans avoir besoin de revoir la vidéo entière.
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Astuce n° 2 : prévoyez une zone pour les points d’attention (Qualité, Hygiène, Sécurité, Environnement, Performance).
Lorsque vous faites un geste spécifique en industrie, il y a toujours une, deux ou trois règles à respecter pour votre sécurité ou pour garantir la qualité tout au long du geste.
Si vous mettez votre texte dans la vidéo, ce n’est pas efficace.
Parce qu’une fois passé, comme un disclaimer en début de vidéo, on l’oublie.
En revanche, si ces points d’attention restent visibles en permanence,
ils restent à portée d’œil, et le cerveau passe en permanence dessus,
même inconsciemment.
Astuce n° 3 : enrichissez le tutoriel avec quelques mots clés.
À certains moments clés de la vidéo, marquez une pause et posez un rectangle, un cercle ou une flèche sur le point d’attention puis indiquez le mot clé correspondant.
Mais seulement un mot clé.
Plus vous mettrez de texte dans votre vidéo, moins elle sera efficace et mémorable.
L’inspecteur n’aura rien à redire.
Vous serez conforme au GMP, tout en étant clairement orienté sur la compréhension du contenu par l’opérateur.
Le mot de la fin
La question est maintenant de savoir comment industrialiser la production de ce type de tuto avec vos systèmes IT hors d’âge, et pour ça, on peut vous aider.
Si vous souhaitez aller plus loin, je vous propose d’accéder gratuitement à une partie de notre formation à la "simplification Doc & Training".
Votre clarté, c’est notre métier.
À bientôt !