La documentation technique, c’est toujours une plaie.

Qu’on parle de procédures, ou bien de documentation technique (plans, modes d’emploi, spécification, cahier des charges…), c’est une horreur…

Pourtant, il y a moyen de la simplifier, cette documentation technique !

Si vous avez un cabinet d’ingénierie, ou un bureau d’études, cette vidéo est pour vous !

Simplifier la documentation = réduire les coûts et augmenter les ventes !

Oui, vous avez bien lu !

A quoi sert la documentation ?

1) Donner confiance aux prospects

: si les rendus de projets sont bien faits, ils peuvent servir d’exemple pour qu’il s’imagine dans son propre projet !

Nul besoin de vidéos très coûteuses pour cela ! Donc, faites des témoignages clients. Et votre simple smartphone peut suffire !

2) Préserver la mémoire de vos projets

Au-delà du témoignage servant de brochure commerciale, votre chef de projet doit penser à laisser une trace. Alors le mieux ici, est de faire des vidéos de bilan de projet à destination des autres ingénieurs projet.

Dans cette vidéo, le chef de projet va raconter les étapes clés du projet ; les décisions clés et surtout leur rationnel ; mais aussi les astuces qui ont permis d’atteindre un résultat extraordinaire en terme de satisfaction client ou bien de gain économique.

Ce type de vidéo doit être vue comme une mini-formation.

3) Standardiser le processus projet

Si vous détaillez votre processus projet et que vous le documentez sous forme de vidéos de micro-learning, vous pouvez très facilement standardiser votre processus projet. Plus encore, si vous avez des intervenants sous-traitants, vous avez besoin de la former rapidement à vos méthodes.

Alors, il ne faut pas hésiter. Vidéos de micro-learning pour tout le monde.

4) Gérer les standards d’ingénierie

Ici, il y a un vrai sujet : faire en sorte que les ingénieurs ne perdent pas de temps à réinventer la roue.

Pour gérer la documentation sur les standards techniques, passez à la gestion de contenus. J’aime bien l’outil de « content automation » de Quark Enterprise Solutions. Ce logiciel est magique.

Il permet de gérer des briques de contenu comme des briques de Lego, et de les assembler à la demande pour créer des documents.

Dans le cas d’un bureau d’ingénierie, cela permet par exemple de concevoir des documents de consultation pour les fournisseurs à partir des documents signés avec le client. Le gain est évident : production documentaire plus rapide et maintenance facilitée !

Du courage… Et de la vision !

L’avenir appartient à ceux qui se lèvent tôt… Dit-on…

Ici, vous devez voir clair dans l’évolution du monde. Gérer la documentation technique tel qu’on le fait depuis des décennies devient complètement obsolètes.

L’avènement de la vidéo, du cloud, et de la gestion de contenu vous poussent à voir les choses différemment. Mais ce sont autant d’opportunités pour faire évoluer votre bureau d’études !