Enfin des procédures qualité simples et des formations utiles
Simplifiez vos procédures – Améliorez la formation –
Intégrez les nouveaux mieux et plus vite
- LA CONFORMITÉ • AUGMENTÉE
- VOS EQUIPES • EMBALLÉES
- LA CONFORMITÉ • AUGMENTÉE
AVEZ-VOUS DES PROCÉDURES DE 50 PAGES QUE PERSONNE NE LIT ?
- Trouver une information précise dans votre documentation qualité relève de la chasse au trésor ?
- Une personne doit appliquer 50 à 100 procédures et instructions de travail à son poste. Les retient-elle toutes ? tous les détails ?
- Simplifier les procédures ressemble à un rêve, mais vous avez peur des réactions de l’auditeur-certificateur ?
- Les nouveaux arrivants passent quelques semaines “au purgatoire”, à lire les procédures, avant de démarrer réellement leur job ?
- Vous avez essayé des simplifications, mais le résultat est plus complexe qu’au départ ?
- Au final, les couches continuent de s’empiler, et la vidéo risque d’être une couche de plus ?
3 ÉTAPES SIMPLES POUR SIMPLIFIER LES PROCÉDURES QUALITÉ ET LA FORMATION SANS RISQUER VOTRE CERTIFICATION
Revenez à la base : les processus et les activités
Pour que votre système qualité
se rattache à une réalité concrète, compréhensible par les équipes.
Ciblez les messages par profil de collaborateur
Pour que chaque collaborateur
comprenne SON rôle dans les processus, et les instructions à SON poste.
Passez à la micro-documentation vidéo
Pour que chacun trouve rapidement l’instruction, le tuto, ou l’explication nécessaire, plus vite que sur YouTube !
Enfin une documentation simple, que tout le monde comprend
La documentation qualité devient utile, et la formation devient efficace
Grâce aux méthodes de Sinfony, nous allégeons nos parcours d’intégration des nouveaux arrivants, et allons attaquer le reste de la documentation.
Simplifier les systèmes qualité ? Un vrai sujet de conférence
Retrouver tous les principes du système documentaire simplifié grâce à la vidéo, dans cette conférence donnée par Olivier DEPARDIEU à l’A3P à Biarritz, en 2018.
L’A3P est l’association francophone des fabricants de produits pharmaceutiques en environnement stérile, environnement hautement documenté.
Combien coûte votre documentation inefficace ?
- Le temps passé à chercher des informations qu'on ne trouve pas peut prendre jusqu'à 20 minutes par personnes et par jour.
- La création anarchique de documents, et surtout la maintenance des documents existants coûte environ 3000€ par an et par document.
- Les erreurs commises par des personnels ayant mal compris, ou pire, interprété les instructions représente 25% des erreurs. Et peut coûter la fermeture d'un site.
- 20% à 25% de la masse salariale de l'entreprise est passée à "nourrir le monstre", si l'on compte les coûts de création, maintenance, et distribution documentaire, la formation qui découle des documents, et les systèmes informatisés.
- Les systèmes de gestion documentaire représentent moins de 10% du coût total documentaire, moins de 2% de la masse salariale.
- Une perte de certification parce que le système devient totalement hors de contrôle pourrait vous coûter beaucoup plus que vous ne l'imaginez !
Une documentation ciblée, flexible, au contenu attractif pour une performance terrain accrue
- Des contenus découpés selon les processus, et les activités, et les niveaux logiques « pourquoi / quoi / comment ».
- Des contenus de formations attractifs et efficaces pour les « pourquoi » et les « comment ».
- Des procédures simples de quelques pages pour le « qui fait quoi ».
- Une documentation débarrassée de tout le blabla lourd et inutile : un concentré de substantifique moelle
- Des économies substantielles, permettant de ré-allouer des ressources sur des projets stratégiques et concurrentiels
- Une image exemplaire du site renvoyée aux autorités et aux autres sites du Groupe.
DANS QUELS CAS SIMPLIFIER VOTRE DOCUMENTATION ET VOTRE FORMATION ?
- Vous préparez une certification ou son renouvellement
- Vous développez une nouvelle activité de recherche, production ou ingénierie
- Vous avez de nombreux nouveaux arrivants (internes, intérimaires, ou consultants)
- Vous lancez des nouveaux produits sur le marché
- Vous pensez changer de logiciel de GED (documentation), ou de LMS (formation)
- Vous entamez un plan de fusion / acquisition ou de transformation
Que contient VRAIMENT UNE DOCUMENTATION SIMPLIFIÉE ?
- Des contenus en vidéos
Des contenus en vidéos
A commencer par le Manuel Qualité ! Chaque chapître peut faire l’objet d’une vidéo, mais attention, le format technique de la cvidéo doit être adapté au type de contenu. Par exemple, l’engagement de la direction trouvera sa place en format “interview”.
Les processus, les procédures, les instructions de travail, 80% de vos contenus peuvent se mettre en vidéo.
Lisez cet article ici pour vous en convaincre :
Manuel qualité vidéo et procédures vidéo : mythe inaccessible ou réalité inéluctable ?
- Des contenus conçus pour captiver, à moindre coût
- Des évolutions de compétences et d'organisation
Comment PROCÉDER POUR SE LANCER ?
- FAITES UN PILOTE DE SIMPLIFICATION DOC&TRAINING
Choisissez la zone où les procédures sont les plus lourdes, les formations les plus longues, les activités les plus manuelles. Démontrez à qui ressemblerait vos activités avec des procédures qualité et une formation simplifiées.
- FAITES BASCULER LES PLUS RÉTICENTS
Demandez un feedback des personnes impactées. Il sera positif. Communiquer largement. Préparer un plan budget complet, incluant les moyens business, qualité, IT…
- DÉPLOYEZ ET GAGNEZ
Déployez progressivement sur tous les secteurs. Améliorez votre GED, votre LMS et l’infrastructure IT. Mesurez les gains qualitatifs et quantitatifs.
« Supprimons les procédures textes
que personne ne lit
et les formations PowerPoint
que personne ne comprend… »
Constatant les désastres causés par les procédures et les formations inefficaces dans les grands groupes, Olivier est allé chercher de l’inspiration dans le monde inattendu des solo-preneurs du web marketing.
Olivier voulait comprendre comment de jeunes entrepreneurs du monde digital arrivaient à vendre des formations sur Internet. Quels mécanismes basés sur les neuro-sciences utilisent-ils ?
De là, après avoir compris ce monde-là, loin de l’ambiance feutrée de couloirs de l’industrie, Olivier lance des tests exploratoires dans l’industrie bancaire, et l’industrie du conseil pour utiliser les méthodes du web marketing pour les appliquer à la formation interne en grand groupe.
A mi 2018, Sinfony arrive dans le monde de l’industrie pharmaceutique.
Mi 2019, Sinfony lance un mastermind avec plusieurs laboratoires pharmaceutiques.
L’objectif ? Établir un nouveau standard de formation aux BPF, qui soit efficace, moderne, peu cher, adaptable par laboratoire, et extensible aux autres parties des BPF que la partie 1.
Défi relevé !
Aujourd’hui ce standard est disponible pour tous les laboratoires pharmaceutiques souhaitant enfin avoir une formation BPF attractive !
Pourquoi le manuel qualité vidéo devient une réalité ?
Parce que vos procédures sont déjà obsolètes !
Jeunes et moins jeunes ont tous au moins une fois utilisé YouTube.
C’est passé dans les mœurs. L’industrie est en retard par rapport à la société civile.
L’adoption par les utilisateurs est donc déjà intégrée, de fait ! elle est même plébiscitée.
De plus, la méthode de construction des contenus est basée sur le fonctionnement du cerveau.
Étrange dans le monde de l’entreprise, mais une réalité dans notre approche, les messages contiennent donc une dimension émotionnelle forte.
Toutefois, cette construction des messages est subtile, indétectable pour les gens qui regardent les vidéos. Ils trouvent naturellement le message agréable, et le retiennent d’autant mieux.
Les procédures sont mieux intégrées, mieux comprises !
Le principe de base de toute norme est simple : documenter les processus et activités critiques, afin de les rendre reproductibles.
Cela induit le fait de former les gens aux activités mentionnées.
Aujourd’hui, avec vos procédures de 50 pages que personne ne lit, et vos formations PPT soporifiques que personne ne comprend, vous ne remplissez pas cet objectif.
Et si vous tentez de rajouter de la complexité avec de la réalité augmentée, ou réalité virtuelle, vous ne faites qu’aggraver le problème.
Notre démarche consiste à d’abord revenir au “besoin base 0”, et donc se préoccuper de ce que l’employé a réellement besoin pour travailler.
Cela pour qu’il ait une meilleure compréhension de ses activités, et une meilleure maîtrise.
Si les contenus sont explicites, exacts, au versioning contrôlé, à la diffusion maîtrisée, et la prise de connaissance certifiée, alors l’auditeur ne pourra qu’être d’accord avec vous.
Le Cloud, les applications SAS, et l’internet très haut débit, ont permis des concentrations de moyens informatiques sans précédent.
Le moindre LMS est en Cloud aujourd’hui, pour quelques centimes par mois et par utilisateur.
Les logiciels permettent aujourd’hui de gérer des micro-contenus, incluant des cycles de revue et d’approbation, permettant aussi d’organiser des communautés de partage de contenus libres autour des contenus officiels à diffusion contrôlée.
Le frein reste aujourd’hui en partie dans le conservatisme des directions informatiques, qui doivent composer avec la cybersécurité, le coût complet des v-logiciels déjà achetés, l’amortissement des licences…
Parce que les technologies sont disponibles, et ne coûtent plus rien.
Le Cloud, les applications SAS, et l’internet très haut débit, ont permis des concentrations de moyens informatiques sans précédent.
Le moindre LMS est en Cloud aujourd’hui, pour quelques centimes par mois et par utilisateur.
Les logiciels permettent aujourd’hui de gérer des micro-contenus, incluant des cycles de revue et d’approbation, permettant aussi d’organiser des communautés de partage de contenus libres autour des contenus officiels à diffusion contrôlée.
Le frein reste aujourd’hui en partie dans le conservatisme des directions informatiques, qui doivent composer avec la cybersécurité, le coût complet des v-logiciels déjà achetés, l’amortissement des licences…
Le moindre smartphone permet aujourd’hui de faire des vidéos de très bonne qualité pour des tutos de production.
Ou même des explications de concepts ou de procédures grâce à des outils comme notre vidéomaton.
Le montage s’externalise très bien, et les logiciels sont aussi simplifiés.
Le vrai coût de la vidéo n’est plus dans sa technologie, mais dans la pertinence de son contenu.
Un contenu non pertinent, réalisé sans méthode de conception adaptée ne représente qu’un coût, et aucun bénéfice.
A vous, donc, de comprendre les méthodes de conception de contenus efficaces, et peu coûteuses.
Le Cloud, les applications SAS, et l’internet très haut débit, ont permis des concentrations de moyens informatiques sans précédent.
Le moindre LMS est en Cloud aujourd’hui, pour quelques centimes par mois et par utilisateur.
Les logiciels permettent aujourd’hui de gérer des micro-contenus, incluant des cycles de revue et d’approbation, permettant aussi d’organiser des communautés de partage de contenus libres autour des contenus officiels à diffusion contrôlée.
Le frein reste aujourd’hui en partie dans le conservatisme des directions informatiques, qui doivent composer avec la cybersécurité, le coût complet des v-logiciels déjà achetés, l’amortissement des licences…
Parce qu'améliorer la documentation et la formation est le projet LEAN le plus rentable qu'il reste à faire dans une entreprise industrielle aujourd'hui
C’est une très bonne question, car elle porte une grande part d’humanité.
Aujourd’hui, vous avez des gens, 20% de votre effectif en équivalent temps plein, qui passent du temps à gratter du papier, et à essayer d’apprendre aux autres à en décoder le contenu.
Alors, oui, quand nous vous aurons prouvé que 70% de ce que font ces gens n’apportent que peu de valeur (mais pas parce qu’ils le font mal, juste parce que les méthodes sont obsolètes), et que vous aurez compris la puissance de la fusion du contenu de documentation et de formation, là, vous aurez à vous poser des questions.
Vous aurez des choix à faire. Des choix courageux peut-être, mais des choix de manager responsable.
Votre département documentation et votre département formation fusionneront peut-être… Ou pas… Vous aurez des mouvements de personnel, ou pas… Ce sera à vous de choisir la manière dont vous allez utiliser les gains que vous allez faire.