Dans votre laboratoire, le refresh annuel BPF se fait souvent lors d’une formation de 2 ou 3 heures en salle, où on passe toutes les personnes de l’entreprise par groupe de 10 à 30 personnes.
Vous le faites parce que c’est obligatoire, et parce que c’est pratique et rapide. De plus, le coût apparent est faible. Au moins, vous avez une preuve de formation annuelle à montrer à votre inspecteur.
Mais sans se mentir, l’impact d’une telle approche est faible du point de vue de l’apprenant.
Sur les 3 heures de formation, seulement 20 minutes le concernent vraiment. Il a l’impression de perdre du temps.
En tant que Responsable qualité, vous le savez très bien, votre RH ou votre responsable de formation aussi et tout le monde s’en contente.
Jusqu’à un certain point…
Gagnez du temps en lisant notre sommaire :
Le problème du refresh BPF annuel
Lorsque les déviations augmentent, lorsque les audits ou les inspections se passent de plus en plus dans la douleur, c’est aussi qu’il est temps de repenser la formation BPF dans l’entreprise.
Le refresh BPF ne respecte pas le principe d’apprentissage de l’adulte
Olivier Depardieu
Un enfant apprend naturellement principalement par mimétisme et par le jeu.
Un adulte apprend s’il trouve un intérêt direct en lien avec les tâches qui lui sont demandées, et s’il peut mobiliser son expérience au moment de la formation pour aller plus vite.
Il apprend d’autant mieux aussi s’il passe immédiatement à l’action pour mettre en œuvre son acquis.
Au moment de l’apprentissage, l’adulte a en plus des dizaines d’autres sujets perturbateurs. Et son attention ne sera pas à 100% à l’apprentissage sur le moment. Alors qu’un étudiant à la fac par exemple, sur le moment et sur la durée, peut être beaucoup plus concentré. La notion de charge cognitive sur l’instant et cumulée est donc à prendre en compte.
La formation refresh BPF en salle ne répond à aucun de ces critères :
– Elle diffuse l’information en mode magistral comme à des étudiants, avec pas ou très peu de passage à l’action immédiate.
– Elle ne prend pas en compte le ciblage des personnels, ni de leurs expériences
– Elle ne prend pas en compte la limitation de la charge cognitive
Comment structurer une formation BPF efficace compatible avec l’apprentissage de l’adulte
Dissocier les profils
La première chose à faire est d’élaborer un parcours de formation BPF par profil de personnes.
On ne doit pas dire la même chose à un opérateur de fabrication qu’à un technicien qualité, ou encore qu’à un membre du comité de direction.
Tout simplement parce que leur responsabilité et leur pouvoir n’est pas le même. Un opérateur a la responsabilité principale d’exécuter son geste conformément aux procédures. Alors que le directeur aura la responsabilité de mettre les moyens en compétence et quantité suffisantes pour que les BPF soient respectées.
En formant les gens à ce sur quoi ils peuvent agir, on se rapproche de leur centre d’intérêt. La formation BPF est plus efficace.
Echelonner le parcours de formation BPF
Former une personne à de nombreux concepts en 3 heures est un risque en termes de charge cognitive. L’impact de la formation BPF est amoindri.
Pour être efficace, il faut échelonner le parcours BPF dans le temps et dans le niveau de profondeur.
– Etape 1 : les 9 chapitres de base des BPF. Ce module est donné au nouvel arrivant. Cependant, en fonction de son niveau hiérarchique et de son métier, le contenu est différencié.
– Etape 2 : les BPF par métier. Ce module est donné lorsque la personne intègre son département. Les exigences BPF au contrôle qualité ne s’expriment pas de la même manière au département du conditionnement. Et pour une personne des achats, c’est encore différent. L’intérêt de l’apprenant est alors stimulé par cette application concrètes des règles dans son métier.
– Etape 3 : faire vivre les BPF sur le terrain. Les BPF peuvent s’apprendre, mais nous, on préfère qu’elles soient appliquées. Pour être toujours plus prêt de l’apprenant, on a décidé de focaliser nos efforts sur la relation entre le superviseur d’équipe, et son homologue de l’assurance qualité. Ensemble, ils apprennent sur le terrain à détecter les écarts BPF et à trouver des solutions. Ils peuvent alors retourner avec beaucoup de pertinence vers chaque personne pour faire des feedbacks, donner des explications…
– Etape 4 : lutter contre les biais d’interprétation. Le problème des règles, c’est qu’elles peuvent parfois être surinterprétées, voire inventées. Et celui qui porte la règle dit « c’est marqué dans les BPF ». L’apprenant ne le challengera pas sur ce point, puisqu’il bénéficie d’une aura d’expert vis-à-vis de lui. La formation BPF peut donc aller jusqu’à détecter et corriger les biais d’interprétation, pour que les apprenants en soient conscients.
Cet échelonnement s’étale sur plusieurs semaines voire mois. Mais il est très respectueux de la charge cognitive cumulée relative à l’apprentissage des BPF.
Former au BPF avec des modalités légères et agiles
Il nous reste à traiter la charge cognitive instantanée et l’apprentissage par passage à l’action.
Mettre les gens en salle pour leur déverser de la théorie n’est pas efficace. Les apprenants perdent du temps et sont en plus assujettis à la variabilité de l’humeur ou de la compétence du formateur du moment.
Chez Sinfony, nous avons organisé la formation BPF de la manière suivante.
Etape 1 en micro-learning pour les 9 chapitres de base des BPF
L’étape 1, sur les 9 chapitres de base, est fait en micro-learning digital. C’est-à-dire avec une alternance de vidéos de moins de 5 minutes, de quiz, de posters,… disponible sur notre plateforme de formation. Selon le profil, le parcours dure entre 30 et 50 minutes. Comme c’est du elarning, le parcours est sécable : l’apprenant peut consulter le début, s’arrêter, faire autre chose, reprendre…
L’apprenant est libre de faire son parcours au moment de son choix, ou au choix de son responsable qui lui libère alors le moment nécessaire.
Les vidéos sont faites avec les mêmes méthodes que la publicité, toujours pour garder la connexion psychologique avec l’apprenant.
Etape 2 en micro-learning combiné à des outils de passage à l’action
L’étape 2, sur les BPF par métier, est aussi faite en micro-learning. Toutefois, des outils d’autodiagnostic ou de discussion entre une même équipe sont à disposition sur la plateforme pour encourager le passage à l’action. Lorsque les clients nous le demandent, nous intervenons aussi en coaching présentiel, sur le terrain, pour faire grandir la compétence du binôme superviseur / technicien qualité.
Etape 3 avec un coach BPF senior
L’étape 3 est faite avec un coach terrain, évidemment. Le coach peut être bien sûr interne ou externe. Le point clé ici est le profil du coach, et sa posture. Lorsque le coach accompagne le superviseur et son collègue de la qualité, il doit vraiment veiller à questionner, faire découvrir, et surtout ne pas faire à la place des coachés. Par exemple, lorsqu’un écart BPF est constaté sur-le-champ, il doit surtout se retenir de faire le feedback lui-même à la personne objet de la violation. Il doit encourager le superviseur et son technicien qualité à faire le feedback. Le coach doit aussi veiller à ne pas se comporter en auditeur. Le principe du coaching sur le terrain se faire sous forme de Gemba Walk. Lors de la visite terrain, on recherche les violations visibles instantanément, et on ne recherche pas les violations passées comme le ferait un auditeur.
Etape 4 avec du micro-learning combiné à des exercices en équipe
Enfin, l’étape 4 peut se faire avec des exercices à réaliser en équipe. Ils peuvent être préparés avec des éléments en micro-learning vidéo. Le plus dur à faire ici est que les apprenants prennent conscience que les biais d’interprétation existent et qu’ils en sont peut-être victime.
Comment gérer le changement sur la formation BPF
Passer de la grand’messe inutile en salle à une formation véritablement orientée sur la montée en compétence BPF des apprenants peut sembler un défi à première vue.
Toutefois, le sujet n’est pas technique du tout. Les contenus existent, tout du moins chez Sinfony, et sont à votre disposition.
Le vrai sujet est dans le chef du comité de direction de l’entreprise. Reconnaître que les BPF se vivent plus qu’elles ne s’apprennent, et accepter une démarche compatible avec les principes d’apprentissage de l’adulte est le vrai switch intellectuel.
L’argument économique du coût d’une démarche de type grand’messe se voulant moins cher qu’une démarche respectueuse de l’apprenant va ressortir. C’est pourquoi il faut regarder le coût de montée en compétence durable des apprenants en regard du coût des déviations, des remarques en inspection, ou des risques qualité. C’est toujours un arbitrage.
Mais au moins avec cet article, vous avez déjà des arguments pour tenter de convaincre les plus sceptiques que développer les gens est toujours mieux que ramasser les pots cassés.