Dans l’industrie pharma, la norme c’est les GMP pour « Good Manufacturing Practices » ou les BPF pour « Bonnes Pratiques de Fabrication » en français. Former le personnel aux BPF, c’est une obligation ! Mais c’est rébarbatif, pénible! Pour vous donner une idée, les BPF, c’est un peu comme le code de la route. Les labos ont tous sans exception une formation BPF, principalement en salle. Cette formation se donne tous les ans la plupart du temps. Les collaborateurs défilent pendant deux heures dans une salle à écouter un blabla qu’ils ne comprennent qu’à moitié. Ils ne comprennent pas tous le sens profond des BPF. Des erreurs parfois graves avec impacts possibles sur la santé humaine sont commises sur le terrain, et en cause la manière dont cette formation est donnée.

Cliquez ici pour en savoir plus sur comment améliorer la formation BPF.  Alors allons voir comment nous avons changé ça pour un client grâce à une formation BPF vidéo basé sur le micro-learning. Si vous n’êtes pas encore abonné à la chaîne Sinfony sur YouTube, abonnez-vous et cliquez sur la petite cloche, vous serez alors informé de chaque nouvelle vidéo. 

Former à une norme grâce au micro-learning

Dans les BPF européennes, il y a onze chapitres, par exemple les systèmes qualité, le personnel, la documentation, les équipements, les matières premières et plein d’autres… Aujourd’hui un labo donne la même formation à tous les collaborateurs alors que si on y pense bien le message pour un opérateur de fabrication devra forcément être différent de celui pour un manager de contrôle qualité ! Prenons l’exemple du chapitre 2-personnel », l’opérateur doit juste s’assurer qu’il est bien formé à ses tâches avant de les faire et savoir que s’il est malade, il ne doit pas rentrer en zone de fabrication. Alors que responsable du QC, lui, doit s’assurer que l’ensemble de son personnel suit le plan de formation adapté. Il doit prendre les bonnes décisions d’affectation de personnel. On voit bien que le message est différent !

Donc comment voulez-vous que la même formation soit adaptée à tous les collaborateurs. C’est impossible ! Nous avons donc proposé de faire une formation BPF vidéo sous forme de micro-learning. Le but est que chaque profil de collaborateurs puisse avoir accès à l’interprétation des BPF qui le concerne pour que le message soit clair pour lui.

La recette de Sinfony pour faire une formation BPF vidéo efficace ! La recette en 5 étapes !

Nous avons procédé en cinq étapes :

• La première étape: Identifier les profils de collaborateurs. 

Nous en avons identifié 15 différents, depuis les membres du comité de direction jusqu’à l’opérateur logistique au magasin de matières premières.

• La deuxième étape : Identifier les craintes et les motivations de chaque profil de collaborateurs.

Pour déterminer les mots qui vont lui parler et qui vont rendre le message audible. 

• Troisième étape : Rédaction des scripts des vidéos et de micro-learning. 

Une vidéo par profil et par chapitre. Dans notre phase de test, nous n’avions retenu que quatre profils, les plus nombreux et les plus influents et les quatre premiers chapitres.

• Quatrième étape : Le shooting des vidéos au vidéomaton. 

Cette technologie sans montage permet d’aller très rapidement dans la réalisation des vidéos. Pour en savoir plus sur cette techno, suivez le lien sous la vidéo. L’enregistrement a été fait par des personnes de la société. 

• Cinquième étape : La diffusion. 

Le client n’ayant pas de LMS – Learning Management System, il a diffusé sur les dossiers Windows internes.

Le bilan du projet.

Au final, les retours terrain de cette formation vidéo BPF sont bons. Les gens apprécient de voir leurs collègues en vidéo, ce qui est bon pour le lien social. La clarté du message permet de mieux sensibiliser les collaborateurs au sens de leur job et  à l’importance de cette norme. À terme, c’est moins d’erreurs de production, et moins de risque en inspection. Lorsque l’ensemble du kit sera terminé, la formation en présentielle de deux heures donnée à plus de 800 collaborateurs pourra être supprimée.

Les points à améliorer de notre formation BPF vidéo.

Que pourrions-nous améliorer ? 15 profils de collaborateurs c’était beaucoup. Tenter de réduire 7 à 8 aurait été bien. Sans coût supplémentaire, l’identité graphique des vidéos pourrait s’améliorer, en adaptant le modèle Powerpoint de fond de vidéo. Mais sans conteste la plus importante amélioration serait l’usage d’un LMS avec la possibilité de gamifier, ou de ludifier, cette formation en complément des vidéos. Mais ceci est une autre histoire dont on reparlera dans une autre vidéo…

Le mot de la fin !

Voilà ! J’espère que ce petit résumé de projet vous a plu. Songez à vous abonner si ce n’est pas encore fait. Sur Sinfony.eu, téléchargez les bonus qui vous correspondent et n’hésitez pas à nous contacter si vous aussi, vous voulez dynamiser vos formations. À très bientôt !