8-2 Les 4 dimensions de l’étude de faisabilité 

8-2-1 La dimension stratégique

On l’a déjà longuement évoquée dans les chapitres relatifs aux Inspecteurs et à la conscientisation du Management.

Si le Comité de Direction ne considère pas la simplification de la vie de Michel comme un élément stratégique de performance et de compliance long terme du site, alors ce n’est même pas la peine d'aller plus loin. En effet, de toutes façons, votre tablette ou votre le wifi, vous ne l’aurez pas s'il n’y a pas d’ambition claire de transformer, ça ne marche pas.

Le point commun aux laboratoires qui réussissent leur transformation Doc & Training, c'est qu’à un moment donné, il y a quelqu'un qui a dit « moi je veux le faire ». Cette volonté est en générale associée à un driver business fort (nouveau bâtiment, nouveau produit, inspection FDA…).

Voici quelques drivers évoqués par les Participants du MasterMind pour justifier de l’intérêt stratégique de leur projet (extraits bruts des conversations) :

• Pour nous, c’était le bon moment, car on a vu qu’on allait changer de système documentaire et qu’on allait déployer le MES ; et qu’une fois qu’on aura digitalisé, ça va être compliquer de transformer.
• Nous avions deux drivers : d’abord notre nombre de déviations ayant pour cause le doc&training qui prenait une grande part par rapport au reste ; et donc de se dire qu’il fallait mettre quelque chose de robuste (pour faire simple une remédiation de type lean) en place. Le deuxième point, c’est de préparer notre inspection GMP FDA.
• Pour nous, le groupe est en mutation/transformation, on croit très vite et le site aussi. On a une GED et un LMS où on n’a pas effectué le travail pour injecter des choses dedans, donc on a une opportunité de donner du sens à tout ça. C’est donc pour nous un facilitateur de croissance, on a ce besoin de croissance. On fait plein de choses à côté, mais on oublie les fondamentaux qui vont être mis en exergue le jour où on voudra activer de nouveaux environnements… et nos modèles anciens ne survivront pas.
• Chez nous, ce sont des nouveaux projets et des nouveaux produits qui arrivent vite, il faut qu’on arrive à former les gens rapidement.
• Pour nous, c’était de se rendre compte du manque d’efficacité du doc & training et les déviations qui étaient nombreuses et coutaient chères.

Votre étude de faisabilité consiste ainsi à évaluer le contexte d’opportunité stratégique d’une transformation documentation et formation dans votre entreprise ainsi que l’obtention de l’adhésion du management sur cette stratégie.

8-2-2 La dimension processus

Est-ce que les processus documentation et training tels qu'ils sont en place aujourd'hui sont capables demain de supporter une telle transformation ?

Est-ce ce qu'il faudra les changer ? Est-ce qu’ils sont adaptés ?

A ce stade-là, on est encore loin des tablettes PC et du wifi.

Il y a des différences fondamentales entre votre processus documentation et formation historique et le processus fusionné évoqué lors du chapitre sur le changement de paradigme.

Les participants au MasterMind les ont verbalisé comme suit :

• On a besoin d’une équipe qui sache manipuler la vidéo ;
• Lors de la réalisation des instructions de travail, on a besoin de Michel qui fait son activité, on a besoin de mobiliser des ressources d’équipement et des ressources vidéo ; on ne peut plus faire son process tout seul dans son coin ;
• On a besoin de capacité de stockage ;
• Les délais d’élaboration sont plus longs que pour des documents papier et donc on ne peut pas se permettre de produire les documents dans l’urgence ;
• L’approche et la structure de la documentation ne sont pas les mêmes, le process a l’opportunité d’être plus agile.

En complément, du point de vue de Sinfony, les différences fondamentales entre le processus historique et le nouveau processus documentaire sont les suivantes (cliquez sur l'image pour agrandir) :

Les différences dans le processus sont significatives. Pour être efficace, le processus demande une plus grande synchronisation entre les opérations, les experts, les QA. Cependant, son rendu est bien plus performant du point de vue de Michel.

Est-ce que dans votre labo, les prérequis à ces collaborations sont là ? Est-ce que les équipes opérations, QA et training ont l’habitude de travailler de manière synchrone ? Est-ce que la gouvernance des actions et charges Doc&Training sont intégrées dans les meetings interdépartemental ?

A vous de mesurer l’écart qui vous sépare du processus cible et si les prérequis ne sont pas remplis, alors vous devrez les traiter dans votre feuille de route de transformation.

8-2-3 La dimension people

La quantité de compétence à acquérir par les équipes est importante :

• Les bases du business process management,
• La notion de RACI efficace,
• Filmer des tutos,
• Filmer des kits learning, des visites 360° ou autres,
• Faire des revues documentaires efficaces,
• Planifier des charges doc&Training,
• Utiliser les outils GED et LMS différemment,
• …

La faisabilité de votre projet implique la capacité de vos équipes à incorporer ces nouvelles compétences. Voici quelques questions que vous pouvez-vous poser :

• Est-ce que les équipes ont les compétences pour faire un tel projet ?
• Est-ce que j'ai l'équipe projet pour le faire ?
• Est-ce que mon équipe AQ/doc est capée pour accompagner un tel projet ? Où est-elle une équipe trop administrative…
• Est-ce que mon équipe formation est taillée pour ça ?
• Est-ce qu'ils ont la disponibilité (au-delà des compétences) ?

Ce sont des questions classiques en matière de gestion de projet, avec, ici, un point très particulier sur la disruption dans les méthodes de conception de documents, qui amène un vrai besoin de compétences nouvelles ; et donc la nécessité de miser sur des gens capables de les acquérir.

Lors du MasterMind, nous avons défini l’équipe idéale pour conduire une telle transformation. Voici le rendu des discussions :

• Un Responsable de projet qui a vraiment la foi, qui a un background OE, qui ne se démotivera pas à la première difficulté et qui sera monter une équipe pluridisciplinaire : avec des gens du technique, etc. ;
• L’assurance qualité pour s’assurer du respect des règles, mais avec une vision moderne du comment commenter un document ;
• Des experts sur les opérations qui les connaissent bien et qui sont capables de différencier le bon geste du mauvais ;
• Des personnes avec une compétence vidéo et des compétences informatiques.

Les personnes doivent être motivées, agiles, avec un état d’esprit simplificateur.

8-2-4 La dimension technologique

Ça y est, nous y voilà ! Vous avez pu constater qu’avant d’examiner cette dimension, il a fallu passer par les trois premières !

Evoquons les limites des outils actuels :

• Les GED :
• L’approbation et le stockage des vidéos sont souvent impossibles dans les GED en place dans les labos aujourd’hui. Vous devez donc vérifier si la vôtre accepte de considérer des documents vidéo ;
• L’expérience utilisateur est souvent médiocre (authentification, lenteur de chargement, recherches, ...). Attention sur ce point, car Michel va de plus en plus consulter la GED, et donc vous devez lui amener des outils simples.
• LMS
• Les LMS n’ont, en général, pas d’approbation des contenus ;
• Leur administration est complexe (avec les domaines de compétences, la construction des parcours de formation organisés dans un ordre précis) ;
• L’ergonomie et l’expérience utilisateur sont aussi souvent délétères.

Le problème de fond, c’est le concept même de « document ». L’avenir, c’est la gestion de micro-contenus et tout cela a un impact sur les outils et la technologie. Au moment d’écrire ce livre blanc, il n’y a pas d’outil miracle.

L’outil miracle devrait permettre :

• De gérer des flowcharts de processus et d’activité ; donc avoir des fonctionnalités de base du business process management) ;
• De gérer des cycles de revues et d’approbation de micro-contenu (texte ou vidéo) ; donc avoir des fonctionnalités de base d’une GED ;
• D’organiser la délivrance de ces contenus dans des parcours de formation organisés autour des compétences nécessaires pour réaliser une activité dans un processus ; donc d’avoir des fonctionnalités de LMS de micro-learning ;
• De rendre cela accessible pour Michel sous forme d’un portail unique.

Côté Sinfony, nous continuons nos explorations des outils du marché et à venir pour vous apporter la vision la plus à jour possible.

Pour le reste de la dimension technique, voici quelques éléments de coûts sur les solutions de shooting et de montage vidéo :

• Shooting :
  - Pour les tutoriels sur le terrain : utiliser 3 go-pro et des accessoires (pinces, cartes SD, valises de transport…). Compter 3k€/kit ;
  
  - Pour les kits learnings avec vidéo sur fond vert. Le matériel de traitement idéal est le Rapidmooc. Compter 20k€ à 25k€ plus les aménagements lumière si vous souhaitez un studio en dur. Sinon, le Rapidmooc est fourni avec son fond vert et ses lumières mobiles.
• Stockage des rushs vidéos : pour un site de 800 personnes, il faut prévoir 10 à 12 To de place : 4k€
• Montage :
  - Prévoir dans tous les cas des PC boostés (2k€/machine) ;
  - Au niveau des logiciels, certains clients font tout avec l’application photo de Windows 10. Le logiciel « Vegas Movie Studio suite » est le logiciel de montage le plus complet en regard de son prix. Adobe 1^er pro est à éviter, car trop complexe pour des novices.
• Stockage de vidéo finies :
  - En attendant que votre GED accepte les vidéos, utilisez un disque partagé à accès limité en écriture ;
• Documents :
  - Prévoyez la possibilité que votre GED puisse au moins intégrer des liens hypertextes vers les vidéos ;
• Wifi :
  - Vous allez devoir augmenter les débits de votre IT. Nos pratiques de montage font que les vidéos ont une taille contenue (15 à 20Mo par minute). Communiquez alors avec votre IT pour voir l’impact sur le débit instantané du WIFI.
• Tablettes PC pour consultation :
  - Le modèle de tablette est très dépendant de votre infrastructure informatique (et des règles de sécurité) ainsi que du type de GED et de LMS que vous avez ;
  
  - Si votre GED et votre LMS sont entièrement basés sur le Cloud, alors des tablettes classiques Android ou IPad peuvent convenir. Si ce n’est pas le cas, vous aurez besoin de tablettes-PC (ordinateurs tactiles) ;
  
  - Prévoyez des modèles de tablettes résistante à l’IPA pour les zones aseptiques. Ce point-là est critique pour limiter les risques de contamination ;
  
  - Prévoyez des supports de type bras articulés pour vos tablettes. Les supports en zone aseptiques doivent faire l’objet d’une étude particulière.