Et si on pouvait supprimer les procédures de 50 pages que personne ne lit ?

Et sans risquer de remettre en cause nos certifications obligatoires.

Plus le temps passe, plus on se traîne de procédures qu’on lit de moins en moins.

Avec les nouvelles générations de travailleurs biberonnées à YouTube et aux réseaux sociaux, nous allons droit dans le mur.

Ajouté au risque réglementaire, la perspective n’est pas très glorieuse.

Aujourd’hui, je vais vous montrer un système SOP-less, basé sur la gestion de contenu et les business process.

Que ce soit lors de nos projets, en atelier de mastermind avec les clients, ou  même en réunion de prospection, nous avons parfois du mal à expliquer que nous pouvons vraiment supprimer les procédures de 50 pages que personne ne lit.

Ce n’est pas simple non plus d’expliquer que nous pouvons aussi stopper les formations PowerPoint qui endorment tout le monde.

Si pour nous c’est limpide, ça ne l’est pas pour tout le monde.

Alors on leur explique.

On leur montre parfois des exemples de livrables rendus anonymes ou pour lesquels nous sommes autorisés à les présenter. 

Là, nous entendons souvent la même chose : « oui, mais chez nous c’est différent. »

Il faut donc que l’on montre quelque chose qui permette au prospect de se projeter dans un futur meilleur, sans introduire de biais issu d’un autre client.

C’est la raison pour laquelle je vais vous présenter une maquette qui illustre comment nous pouvons réduire de 80% la documentation au poste de travail.

Mais aussi comment réduire de 50% l’effort de formation, tout en garantissant que Michel(e), le travailleur, ne fasse plus d’erreur à cause d’une documentation incomplète, incompréhensible ou d’une formation inappropriée.

Imaginez une entreprise reine de l’avion en papier.

Appelons-la Paper Airplane Corporation.

Nous allons regarder comment Michel(e), opérateur plieur d’avions en papier, va être intégré à son poste de travail, et quels types de documents il a dans les mains dans le monde doc&Training simplifié.

Jour 1 : intégrer son nouveau poste de travail

Michel(e) arrive sur le site pour son premier jour.

Le problème de l’accueil du nouvel arrivant c’est qu’il est souvent bâclé. 

Il se résume à une demi-journée vite faite mal faite au cours de laquelle on dit à Michel(e) : 

- voilà ton badge, 

- signe le registre ici, 

- respecte les consignes de sécurité, 

- attention, il est interdit de traverser la pelouse !

- et voici aussi les bases de la réglementation de notre secteur.

Si je prends l’exemple des BPF en pharma, on lui explique : les 5 piliers des BPF ou les 8 axes des BPF.

En revanche, à aucun moment on ne lui dit que dans les BPF, il y a 9 chapitres de base, et des annexes.

De plus, le message est exactement le même pour tout le monde, 

qu’on rentre sur le site pour être comptable, opérateur aseptique, ou directeur de département…

Après ce premier contact, on lui présente rapidement les produits de la boîte, sans vraiment lui faire faire un tour de l’usine.

À midi, on lui dit qu’il doit manger avec son futur manager à la cantine.

Puis à 14h, son manager lui dit : « bienvenue, tu vas commencer par lire les 200 procédures qui t’attendent ici ».

Parfois Michel(e) quitte l’entreprise au bout de deux semaines parce qu’il pense avoir atterri dans une boîte de cinglés.

Pourtant, accueillir un nouvel arrivant devrait commencer du jour où Michel(e) met le 1er pied sur le site jusqu’à ce qu’il soit compétent à son poste.

On ne le répétera jamais assez, mais la première étape c’est de se sentir accueilli sur le site.

Michel(e) va devoir :

• comprendre dans quel secteur industriel il arrive, 
• visiter le site, 
• découvrir l’organisation et connaître les ambitions de la boîte,
• avoir toutes les formations sécurité et cybersécurité,
• apprendre à naviguer sur le site.

Ce premier jour est important.

Pour se sentir bienvenu, un membre du comité de direction doit venir lui parler.

Jour 2 : comprendre son poste de travail

Maintenant Michel(e) doit commencer à comprendre son poste de travail.

Chez Paper Airplane Corporation, Michel(e) va occuper le poste de « Folding Operator », en charge du pliage des avions.

Le problème c’est qu’il ne vient pas de l’industrie de l’avion en papier.

Il faut donc commencer à lui expliquer pourquoi un avion en papier vole ?

Michel(e) va donc consulter un kit learning, une petite vidéo de quelques minutes pour lui expliquer ce concept.

Ensuite, il va répondre au quiz associé.

Michel(e) va regarder à son rythme, plusieurs vidéos qui expliquent les concepts nécessaires à acquérir avant de prendre son poste.

Dans notre exemple, Michel(e) va travailler au pliage. 

Il a doit connaître :

• les bonnes pratiques de pliage,
• l’impact qu’un mauvais pliage peut avoir sur la performance finale de l’avion.

Une fois ces bases acquises, il va devoir repérer son rôle dans le processus de manufacturing.

Pour cela, on va utiliser le business process management.

Michel(e) va pouvoir accéder aux cartographies de processus depuis l’outil d’apprentissage en ligne (LMS).

Il va consulter les process construits et approuvés dans l’outil de Business Process Management.

Ensuite il va surtout consulter le niveau de flowchart de type « procédure ».

Il va donc voir les différentes étapes dans la procédure et aussi les activités détaillées contenues dans chaque étape.

La question qu’il se pose est inévitablement : « et moi là-dedans je fais quoi ? »

Et c’est là qu’intervient le RACI, la table des responsabilités.

Vous pouvez cliquer sur ce lien pour découvrir notre playlist YouTube concernant les RACI parce que c’est le pivot de tout le système.

Le RACI est développé directement dans l’outil de BPM.

Flowchart + RACI = procédure

Plus besoin de documents Word de 50 pages parce qu’on a déjà supprimé tout le knowledge qui part dans les kits learninget les process et rôles et responsabilités qui partent dans le BPM.

Mais allons plus loin.

Dans le RACI, on peut voir qu’à certaines étapes, nous pouvons avoir besoin de préciser des règles de gestion, des business rules.

Il suffit de les mettre en lien ici.

Les annexes décrivant les business rules sont des documents gérés et approuvés dans la GED.

Ici par exemple, chez Paper Airplane Corporation, le plan d’échantillonnage pour le contrôle qualité dépend de la taille de l’avion.

Vous avez déjà compris qu’il n’y a plus de procédures dans notre modèle.

Il y a des flowcharts, des RACI, des annexes, et chaque élément de contenu vit sa propre vie.

Revenons à Michel(e).

Il doit maintenant apprendre à plier des avions en papier.

Il va le faire en visualisant le tutoriel « fold a paper airplane ».

C’est un tuto, comme sur YouTube.

Sauf qu’il est conforme aux réglementations puisqu’il y a encore une partie écrite en texte.

Sous la vidéo, il y a les points d’attention qualité, EHS et performance, ce qui permet de faire du nettoyage dans les documents EHS au poste, et les standards performance de l’operationnal excellence qui parfois, sont des documents non approuvés par l’assurance qualité.

Maintenant que Michel(e) a visualisé « comment faire ».

Il va maintenant réaliser son habilitation terrain.

Nous allons évaluer l’ensemble de la compétence, dans toutes ses composantes.

Depuis ce qu’il a appris dans les kits learning jusqu’à sa capacité à respecter les bonnes pratiques de pliage.

Le mot de la fin

Vous avez maintenant un aperçu de ce à quoi un système SOP-less ou un système sans procédure ressemble.

Nous sommes partis d’un système lourd et peu flexible basé sur les documents, qui vous coûte 20% de votre masse salariale.

Nous avons maintenant un système agile et flexible, basé sur les processus, les contenus, et surtout, l’utilisateur final qui coûte au moins deux fois moins cher.

L’intérêt de ce que je vous montre ici, c’est que nous avons opéré 

et mis en place ce système dans plusieurs contextes.

Nous connaissons toutes les embûches, tous les grains de sable qui vont venir vous bloquer :

• Les interactions entre outils de BPM, la GED, le LMS,
• La résistance au changement,
• L’engagement des décideurs,
• Les modes opératoires pour faire chacun des types de contenus.

Nous avons suffisamment d’expérience pour vous aider à transformer vos systèmes rapidement.

Les gains sont colossaux.

Allons les chercher ensemble.

Partagez cet article avec vos équipes en charge de la documentation et de la formation et voyez l’enthousiasme que vous allez déclencher.

Vous pouvez aussi accéder gratuitement à une partie de notre formation à la simplification Doc&training.

Alors rendez-vous de l’autre côté !

À bientôt !